Answer to Question #266094 in Management for hafsa

Question

Anew vacancy of Director Audit has been created in GATCO. Design Job Analysis including following:

1. Identification of Vacancy

2. Financial effects

3. Approval

4. Method of job analysis

5. Collection of information

6. Compilation of information

7. Designing of job analysis

8. Posting of ad on print media

Answer 1

HUMAN RESOURCE MANAGEMENT - Job Analysis Report

Introduction

Job analysis is the process of describing and recording aspects of jobs and specifying the skills and other requirements necessary to perform the job. The main purpose of conducting job analysis are:



 To prepare job description and job specification that further give conclusions

for job evaluation.



 To hire the right quality of workforce into the organization at right place, with

the right skills. In the field of Human Resource (HR), job analysis is often used to gather informationfor use in personnel

 selection, training, classification, compensation and salary. Thereare several 

ways to conduct a job analysis, 

including:

 Group interviews

 Diary method

 Observation

 Interviews with incumbents and 

supervisors

Questionnaires (structured,open-ended

 or both)

 Gathering background information 

such as duty statements or classificationspecifications

However, none of these methods can give 100% perfect results hence in job 

analysis conducted by Human 

Resource professionals, it is common to use more than one of these 

methods or a combination of these methods to come out with the best results. For example, the job analysts may 

tour the job site and observe workers performing their jobs. During the tour, 

the analyst may collect materials that directly or indirectly indicate required 

skills 

(duty statements, instructions, safety manuals, quality charts)

 The analyst may then meet with a 

group of workers or incumbents.

Finally, a survey may be administered. 

In these cases, job analysts typically

 are industrial/organizational 

psychologists or Human Resource Officers who have been trained.

The following job analysis report illustrates the steps involved to identify the important

tasks, knowledge, skills and abilities that necessary to perform the job of study. The job

analysis that we conducted is also a combination of two methods. Two jobs from service

sector were chose in this study; Administrative Assistant and Customer Service

Representative and another two job from technical sector; Mechanical Technician and

Maintenance Engineer. The questionnaires are attached with the report.

 

Aimi Syairah

│

 https://ump.academia.edu/AimiSyairah

4

2.0 Job Analysis Outline

 

Jobs under study

Service



Customer care representative



Administrative assistant

Technical



Mechanical technician



Maintenance engineer

Job Analysis Methods

Job Description

Job Specification

Job Advertainment Channel

Job Advertisement Poster

 

Aimi Syairah

│

 https://ump.academia.edu/AimiSyairah

5

3.0 Job Description

 

Job category

Service

Job title

Administrative Assistant

Job family

Administration

Division

Clerical

Department

Management

Position

Full-time

Job code

33416

Report to

Admin Officer

Job description



 

Perform a variety of administrative and clerical tasks



 

Provide support to the managers and employees



 

Assist in daily office needs



 

Manage the company’s general administrative activities

 

Responsibilities



 

Answering and directing phone calls



 

Organize and schedule appointments



 

Plan meetings and take detailed minutes



 

Write and distribute email, correspondence memos, letters,

faxes and forms



 

Assist in the preparation of regularly scheduled reports



 

Maintain a filling system



 

Update and maintain office policies and procedures



 

Order office supplies and research new deals and suppliers



 

Maintain contact lists



 

Book travel arrangements and submit expense reports

Job specifications



 

Proven experience as an administrative assistant or office

assistant



 

Knowledge of office equipment, like printers and fax

machines



 

Proficiency in MS Office (MS Excel and MS Power Point)



 

Excellent time management skills and ability to prioritize

work



 

Attention to detail and problem-solving skills



 

Strong organizational skills with the ability to multi-task



 

Additional qualification as an admin assistant or secretary/

high school diploma

 

 

Job category

Service

Job title

Customer Care Representative

Job family

Customer Service

Division

Clerical

Department

Operations

Position

Full-time

Job code

42222

Report to

Team Leader

Job description



 

Responsible for providing excellent customer care and

maintaining strong professional customer relationship via

phone and other media



 

Assist customer with new orders, advise status of orders,

furnishes information on new products



 

Communicate change in customer delivery schedules and

routing, including order deadline and delivery status



 

Courteously and promptly resolves customer questions and

problems or properly refers them to appropriate personnel



 

Remain in compliance with established performance metrics

that support the desired customer experience and assisting in

populating data into the Customer Care Relationship

Management (CRM)



 

Provides support with populating other data tracking tool that

provides department leadership dashboard statistics



 

Complete related records, reports and documentation

Responsibilities



 

Assumes responsibility for the accurate entry of customer

orders received orders by phone, fax, electronically and by

email, confirming that the order meets the minimum dollar

amount.



 

Maintaining customer account information utilizing business

systems (WBS, UBS, CRM) and other established department

systems, tools, and documents.



 

Processes orders for order deadline, including data entry and

remain available in the call queue to answer inbound calls.

 

Job specifications



 

Experienced in customer service, call centre and system

implementation



 

Willingness to acquire knowledge of company products and

sales policies and procedures



 

Proficient in MS including Excel, Word and Outlook



 

Excellent communication skill, both verbal and written



 

Pleasant phone manner



 

 

Job category

Technical

Job title

Mechanical Technician

Job family

Engineering

Division

Mechanical

Department

Mechanical Engineering

Position

Full-time

Job code

31121

Report to

Supervising Mechanical Technician

Job description



 

Oversee work completed by contract engineering techs,

internal maintenance, and outside contract trades during all

aspects of equipment installation and conversion such as

demolition, construction, installation, testing, and debug of

production equipment.



 

Perform troubleshooting, process start-up, design, and

documentation of Mechanical and Electrical Systems for new

or modified production equipment.



 

Read and interpret existing documentation to complete

drawing packages, installation checklists, machine part lists,

illustrations, and machine specs of production equipment.



 

Provide direction to technicians to create and modify existing

documentation to complete drawing packages, installation

checklists, machine part lists, illustrations, and machine specs

of production equipment.



 

Assist with mechanical equipment designs and layouts which

meet Corning Machine Drafting Standards on CAD based

formats. (AutoCAD® 2014, Inventor 2014)

 

Responsibilities

Ongoing Tasks



 

Read and interpret mechanical and electrical installation

checklists and schedules. Oversee, as appropriate, the usage

of these systems.



 

Procure and expedite materials for new or modified

equipment.

 

Specify or recommend vendors, and maintain close liaison

between vendor and plant.



 

Assist with re-design mechanical components to reduce

installation cost, solve equipment interferences, and correct

inadequate designs.



 

Prepare work orders and direct maintenance personnel and

outside contract trades in the fabrication, assembly, testing,

and installation of equipment.



 

Create, review, and update installation documentation and

drawings as required.